Combien de mois sont enregistrés sur la carte de conducteur?
La carte de conducteur enregistre généralement les activités d’un conducteur pendant au moins 56 jours (28 jours pour les cartes antérieurs aux G2V2). Cela comprend les temps de conduite, les temps de repos, les temps de disponibilité ainsi que d’autres temps de travail. Important: la carte écrase automatiquement les données les plus anciennes dès que la mémoire est pleine. Il est donc essentiel de lire et de sauvegarder régulièrement les données; la loi impose de le faire au plus tard toutes les semaines. Nous vous conseillons de prendre les données une fois par semaine et de les intégrer dans un programme afin de les sauvegarder. Grace à Tachifox vous pouvez facilement contrôler vos conducteurs semaine après semaine selon les règles de l’OTR et ainsi signaler, discuter et faire signer à vos chauffeurs les rapports lorsqu’il y a des infractions.
Qu’en est-il des entreprises?
Les autorités compétentes peuvent, via la carte d’entreprise, procéder à la vérification de la régularité des opérations de téléchargement des données, ainsi qu’à l’identification des dates correspondantes. Ici aussi, les entreprises sont tenues de télécharger régulièrement ces données, en règle générale au plus tard tous les 90 jours. Cette durée de conservation plus longue sert avant tout au contrôle par les autorités et à la traçabilité interne. Selon l’OTR1, les données doivent être conservées pendant au moins trois ans.
Nous vous conseillons de prendre les données une fois par mois. En prenant les données des tachygraphes, vous lisez aussi la carte entreprise. Les autorités pourront de ce fait voir à quelle fréquence les données ont été téléchargées. La carte d’entreprise enregistre les 230 dernières utilisations et déchargements (à faire minimum tous les trois mois).
Qui est soumis à l’OTR1?
L’OTR1 s’applique en principe:
– aux conducteurs de véhicules affectés au transport professionnel de marchandises dont le poids total est supérieur à 3,5 tonnes;
– aux conducteurs de véhicules destinés au transport de personnes et comportant plus de neuf places assises (conducteur compris);
– à partir du 1er juillet 2026, l’OTR1 s’applique également aux conducteurs professionnels de camionnettes (de plus de 2,5 t jusqu’à 3,5 t) effectuant du transport transfrontalier de marchandises à titre commercial.
Cas particuliers et limites: quand l’OTR1 s’applique-t-elle ou pas?
La pratique montre qu’il existe de nombreuses exceptions et cas limites. Voici quelques exemples typiques.
L’OTR1 s’applique lorsque:
– une entreprise artisanale livre du matériel avec un véhicule de 4,2 tonnes soumise à l’OTR1;
– un chauffeur conduit un minibus d’entreprise de 9 places soumis à l’OTR1.
L’ARV1 ne s’applique pas (ou de manière limitée) dans les cas suivants:
– véhicules de moins de 3,5 tonnes effectuant uniquement du transport pour compte propre;
– véhicules agricoles dans un rayon de 100 km;
– véhicules d’intervention tels que ceux de la police, des pompiers ou de l’armée;
– véhicules à usage non commercial (par exemple, trajets privés).
Attention: la situation devient rapidement complexe, notamment en cas d’utilisation mixte (privée/professionnelle) – il est alors vivement conseillé de tenir un carnet de travail.
Combien de jours de données doivent être conservés – et sous quelle forme?
Actuellement, les conducteurs doivent pouvoir justifier de leurs activités des 56 derniers jours (auparavant, ce délai était de 28 jours; la règle a été étendue dans le cadre des adaptations de l’UE, que la Suisse a également adoptées). Cela ne s’applique toutefois que si le véhicule est équipé d’un tachygraphe analogique. Sinon, la présentation de la carte de conducteur suffit. Les données restantes peuvent être extraites du tachygraphe numérique. Concrètement, cela signifie: les données doivent figurer sur la carte de conducteur. De plus, les jours manquants doivent être justifiés (par exemple au moyen d’imprimés, d’un carnet de travail ou d’attestations).
Les autorités de contrôle exigent:
– les données directement issues de la carte de conducteur ou
– des imprimés officiels provenant du tachygraphe ou
– des justificatifs écrits (par exemple en cas de maladie ou de congés).
Les solutions numériques sont utiles pour la gestion, mais ne remplacent pas les formes de preuve légalement reconnues en cas de contrôle. Important: le simple accès à des applications ou à des programmes tels que TachiFox ne suffit donc pas. Les données doivent être téléchargées en continu depuis la carte de conducteur vers un support de stockage externe, conformément à l’OTR1.
TachiFox constitue toutefois un outil approprié de contrôle et de preuve pour le conducteur lui-même et peut s’avérer très utile en cas de refus de l’employeur de communiquer les données. On peut même y inscrire manuellement les congés, vacances, temps de travail hors du véhicule, etc. et ainsi imprimer un rapport de travail qui pourra servir de justificatif pour les autorités. Le temps de travail hors du véhicule peut aussi être saisi directement via le tachygraphe si la saisie a lieu le jour même. N’hésitez pas à suivre notre cours «Autour du tachy» pour en savoir plus sur la manipulation du tachygraphe. De plus, le programme est gratuit pour les membres. Nous offrons également une excellente assistance en cas de problèmes ou de questions. Nous pouvons prendre la main sur votre ordinateur via un logiciel gratuit «TeamViewer» et ainsi facilement vous montrer à distance comment le logiciel fonctionne et vous aider lors de la première utilisation pour l’installation, etc.
N’hésitez donc plus à nous contacter!
Conclusion
L’OTR1 apporte des règles claires, mais comporte également quelques écueils dans les détails. La prudence est de mise, notamment en ce qui concerne le stockage des données et l’obligation de les conserver. Ceux qui effectuent régulièrement des relevés, documentent correctement leurs données et connaissent leurs obligations en matière de conservation sont en sécurité, tant lors des contrôles que dans le cadre de l’exploitation quotidienne.
Texte: Elvedin Mesic